சொத்து ஆவணங்களைத் தொலைத்துவிட்டால் என்ன செய்ய வேண்டும்?

முதலில், வழக்கறிஞர் (Advocate) மூலம் ஒரு தமிழ் மற்றும் ஓர் ஆங்கில நாளிதழில் பத்திரம் காணாமல் போனது பற்றிய பொது அறிவிப்பு கொடுக்க வேண்டும். அதில், சொத்து சம்பந்தமான முழு விவரங்கள், சர்வே எண், விஸ்தீரணம் (Area), பட்டா எண், அதன் நான்கு எல்லைகள், பத்திரப்பதிவு எண் உட்பட அனைத்து விவரங்களும் இருக்க வேண்டும். அந்த அசல் பத்திரத்தை வைத்துக்கொண்டு யாரும் தவறான வழியில் அடமானம் வைத்து கடன் பெறுதல் போன்றவை செய்யக் கூடாது என்றும், இது சம்பந்தமாக ஏதேனும் ஆட்சேபனை இருந்தால், ஏழு நாள்களுக்குள் தெரிவிக்குமாறும் அதில் குறிப்பிட வேண்டும்.

பொது அறிவிப்பு வெளியான ஏழு நாள்களுக்குப் பிறகு, ஒரு 20 ரூபாய் பத்திரத் தாளில் (Stamp paper) உறுதிமொழிப்பத்திரம் (Affidavit) தயார் செய்ய வேண்டும். அதில், அந்தப் பத்திரம் எங்கு எப்படித் தொலைந்தது என்கிற தகவலையும் சொத்து விவரங்களையும் முழுவதுமாகக் குறிப்பிட்டு, பத்திர எண், பதிவுசெய்த சார்பதிவாளர் அலுவலகத்தின் விவரம், யாரிடமிருந்து வாங்கினோமோ அவருடைய பெயர் போன்றவற்றையும் குறிப்பிட வேண்டும். அந்த உறுதிமொழிப் பத்திரத்தில் நாம் கையொப்பமிடுவதோடு, நோட்டரி (Notary) ஒருவரிடமும் கையொப்பம் பெற வேண்டும். பிறகு, நாம் எந்தப் பகுதியில் ஒரிஜினல் பத்திரத்தைத் தொலைத்தோமோ அந்தப் பகுதியில் உள்ள காவல் நிலையத்தில், காவல் ஆய்வாளர் - குற்றப்பிரிவு (Inspector - Crime Branch) அவர்களிடம் பின்வரும் ஆவணங்களின் நகல்களை இரண்டு தொகுப்பு (Set) இணைத்துப் புகார் அளிக்க வேண்டும்.

 1. பத்திர நகல், 2. புகைப்பட அடையாளச் சான்று (Id Proof) மற்றும் இருப்பு முகவரி சான்று (Residential Proof) - ஆதார் அட்டை போதுமானது, 3. நாளிதழ்களில் வெளியான பொது அறிவிப்பு (Paper advertisement), 4. வில்லங்கச் சான்றிதழ் (E.C-அன்றைய தேதி வரை), 5. உறுதிமொழிப்பத்திரம்.

நாம் புகார் கொடுக்கும் இடம் மாநகராட்சி யின் எல்லைக்குள் அமைந்தால், அது குற்ற ஆவணக் காப்பகம் (CRB - Crime Record Bureau)-க்கும், மற்ற இடங்களில் அமைந்தால், அது மாவட்ட குற்ற ஆவணக் காப்பகம் (DCRB District Crime Record Bureau) அலுவலகத்துக்கும் அனுப்பப்படும். நாம் அனுப்பிய ஆவணங்களை மேற்கண்ட துறையில் பரிசீலனைசெய்து, அதன் உண்மைத் தன்மையைக் கண்டறிந்து, அத்துறையால் பராமரிக்கப்படும் குற்றம் மற்றும் நிகழ்வுத்தாள் (C&O sheet - Crime and occurance sheet)-ல் பதிவுசெய்து, அதற்கு ஓர் இலக்கம் கொடுத்து, திரும்பவும் நாம் புகார் கொடுத்த காவல் நிலையத்துக்கு அனுப்புவார்கள்.

அந்த காவல் நிலையத்தின் காவல் ஆய்வாளர் நமக்கு ஒரு சான்றிதழ் கொடுப்பார். அதில் நாம் பத்திரத்தை எங்கு தொலைத்தோம், சொத்தின் முழு விவரங்கள், பத்திர எண் முதலியவற்றைக் குறிப்பிட்டு, crime & occurance sheet-ல் வெளியிடப்பட்டது என்றும், அதற்குக் கொடுக்கப்பட்ட இலக்கத்தையும் குறிப்பிட்டு, மேலும் அந்தப் பத்திரத்தைக் கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை என்றும் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும். இந்தச் சான்றிதழ் பெற்ற பிறகு, சொத்து பதிவு செய்த சார்பதிவாளர் அலுவலகத்தில் நாம் தொலைத்த / தவறவிட்ட பத்திரத்தின் நகலுக்கு (Copy of document) விண்ணப்பம் செய்து, நகலைப் பெற்றுக்கொள்ள வேண்டும். முக்கியமாக பத்திரம் தொலைந்துவிட்டாலும் நகலைப் பெறுவதற்கு சொத்து சம்பந்தமான விவரங்கள் நமக்குத் தெரிய வேண்டும். அதற்கு, சொத்துப் பத்திரத்தின் நகல் நம்மிடம் கட்டாயம் இருக்க வேண்டும். அதனால் சொத்துப் பத்திரங்களை ஒரு நகல் எடுத்து, அதை ஒரிஜினல் பத்திரங்களுடன் வைக்காமல் தனியாக வைக்க வேண்டும்.